Photo par Kampus Production via PexelsEnvoyer un contrat par e-mail, le faire imprimer, signer, scanner puis renvoyer prend en moyenne plusieurs jours. Un logiciel de signature électronique réduit ce délai à quelques minutes, tout en conservant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Encore faut-il choisir le bon niveau de signature et la bonne solution selon la nature des documents traités.
Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?
Un logiciel de signature électronique est un outil qui permet à un ou plusieurs signataires d’apposer une signature numérique sur un document, avec identification du signataire et preuve d’intégrité du fichier signé. Contrairement à une signature scannée ou une image collée sur un PDF, qui n’a aucune valeur probante, la signature électronique s’appuie sur un procédé technique certifié : horodatage, chiffrement et parfois vérification d’identité.
La différence avec une signature scannée
Une signature scannée est une simple image, copiable et sans lien technique avec le document. Elle ne garantit ni l’identité du signataire ni l’intégrité du fichier après signature. Un logiciel de signature électronique génère à l’inverse un certificat qui prouve que le document n’a pas été modifié après la signature, un élément déterminant en cas de litige.
Les trois niveaux de signature électronique selon eIDAS
Le règlement européen eIDAS, en vigueur depuis 2014 et actualisé par eIDAS 2.0, distingue trois niveaux de signature électronique. Chaque niveau correspond à un degré de sécurité et à des usages différents.
| Niveau | Description | Vérification d’identité | Cas d’usage typiques |
|---|---|---|---|
| Simple | Le niveau le plus courant, une case à cocher ou un clic suffit | Aucune ou minimale | Conditions générales, devis, documents à faible enjeu |
| Avancée | Le signataire est identifié de façon fiable | Par SMS, e-mail ou pièce d’identité | Contrats commerciaux, contrats de travail, bons de commande |
| Qualifiée | Le niveau le plus sécurisé, avec certificat délivré par un prestataire agréé | Vérification d’identité renforcée, certificat électronique | Actes authentiques immobiliers, actes notariés, certains marchés publics |
Pour la majorité des usages en entreprise, la signature électronique avancée couvre l’essentiel des besoins. La signature qualifiée reste réservée aux actes où la loi l’exige explicitement.
Le cadre juridique de la signature électronique en France
En droit français, la signature électronique tire sa valeur de l’article 1367 du Code civil, qui pose une équivalence claire entre signature manuscrite et signature électronique.
“Lorsqu’elle est électronique, [la signature] consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.” Source : Code civil, article 1367, alinéa 2
Le règlement eIDAS complète ce cadre national à l’échelle européenne : il impose aux 27 États membres de reconnaître la signature électronique et interdit de la rejeter au seul motif qu’elle est électronique, quel que soit son niveau. Cette double base juridique, nationale et européenne, sécurise l’usage de la signature électronique pour la quasi-totalité des documents contractuels d’une entreprise.
Les documents exclus de la signature électronique
Certains actes restent soumis à des formalités spécifiques qui limitent ou excluent la signature électronique simple ou avancée : actes sous seing privé relatifs au droit de la famille et des successions, certains actes de sûreté personnelle ou réelle sous seing privé, et actes nécessitant l’intervention d’un officier public comme un notaire. Pour ces cas, la signature qualifiée ou l’acte authentique électronique reste la voie appropriée.
Comment choisir son logiciel de signature électronique ?
Le choix d’un logiciel de signature électronique dépend de quatre critères principaux.
Le niveau de signature requis
Avant de comparer les tarifs, il faut déterminer le niveau de signature nécessaire pour la majorité des documents traités. Une entreprise qui signe surtout des contrats commerciaux et des contrats de travail a besoin d’un niveau avancé. Une entreprise du secteur immobilier ou notarial doit vérifier que l’éditeur propose bien une offre qualifiée.
L’hébergement des données
Pour une entreprise soumise au RGPD, l’hébergement des données en France ou dans l’Union européenne réduit les risques de conformité. Plusieurs éditeurs français, Yousign, Universign, Oodrive Sign, Docaposte et Docage, hébergent exclusivement leurs données en France. Certains, comme Oodrive Sign, disposent en plus de la qualification SecNumCloud délivrée par l’ANSSI, pertinente pour les documents sensibles.
Les intégrations avec le système d’information existant
Un logiciel de signature électronique isolé du reste du système d’information génère des ressaisies manuelles. La plupart des éditeurs proposent des connecteurs vers les CRM, les ERP et les outils de facturation. Cette logique d’intégration rejoint celle décrite dans notre guide pour choisir un ERP, où l’articulation avec les autres briques logicielles conditionne l’adoption réelle de l’outil.
Le modèle tarifaire
| Éditeur | Modèle | Tarif indicatif | Particularité |
|---|---|---|---|
| DocuSign | Abonnement mensuel | Environ 9 à 38 euros par mois selon l’offre | Acteur international, large écosystème d’intégrations |
| Yousign | Abonnement mensuel | Environ 9 à 38 euros par mois selon l’offre | Éditeur français, hébergement en France |
| Universign | Paiement à la signature | Environ 1,50 euro par signature | Facturation à l’usage, pas d’abonnement fixe |
| Oodrive Sign | Abonnement | Sur devis | Qualification SecNumCloud, adapté aux données sensibles |
Les tarifs évoluent régulièrement et varient selon le volume, il convient de les vérifier directement auprès de chaque éditeur avant toute décision. Le poste de coût principal pour une entreprise reste rarement la licence elle-même, mais le temps d’intégration au système d’information existant et la formation des équipes.
Les usages courants de la signature électronique en entreprise
Trois familles d’usages concentrent l’essentiel des volumes de signature électronique en entreprise.
- Les contrats commerciaux : devis signés, bons de commande, contrats cadres avec fournisseurs ou clients, généralement en signature avancée.
- Les documents RH : contrats de travail, avenants, notes de frais, où la signature électronique accélère l’onboarding et réduit les délais de traitement administratif.
- Les documents financiers et de facturation : la signature électronique complète naturellement la dématérialisation des factures. Notre comparatif des plateformes de facturation électronique détaille les solutions qui couvrent ce second volet de la dématérialisation documentaire, tout comme notre article sur les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) pour les entreprises soumises à l’obligation de facturation électronique.
Les erreurs à éviter lors du déploiement
- Choisir un niveau de signature qualifié pour tous les documents, alors que le niveau avancé suffit dans la majorité des cas, ce qui alourdit inutilement le coût et le parcours de signature.
- Négliger l’intégration avec les outils existants (CRM, ERP, logiciel de facturation), ce qui recrée des ressaisies manuelles et annule une partie du gain de temps.
- Ignorer la localisation d’hébergement des données pour une entreprise soumise à des exigences de conformité renforcées, notamment dans les secteurs réglementés.
Comment déployer un logiciel de signature électronique ?
- Cartographier les documents à signer : lister les types de documents, leur volume mensuel et le niveau de signature requis pour chacun.
- Sélectionner le niveau de signature adapté à chaque catégorie de document, plutôt qu’un niveau unique pour tous les usages.
- Vérifier l’hébergement et la conformité de la solution retenue au regard du RGPD et, si nécessaire, de la qualification SecNumCloud.
- Tester l’intégration avec les outils déjà en place (CRM, ERP, logiciel de facturation) avant un déploiement à grande échelle.
- Former les équipes aux nouveaux parcours de signature, en particulier lorsque plusieurs niveaux de signature coexistent selon les documents.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de signature électronique et comment ça marche ?
Un logiciel de signature électronique permet de signer un document numérique avec la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, à condition de respecter l’article 1367 du Code civil. Le procédé identifie le signataire, garantit son consentement et scelle le document pour empêcher toute modification ultérieure. Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux de signature, simple, avancée et qualifiée, chacun correspondant à un degré de sécurité et à des usages différents.
Quelle est la valeur juridique d'une signature électronique en France ?
En France, l’article 1367 du Code civil donne à la signature électronique la même valeur qu’une signature manuscrite, dès lors qu’elle identifie le signataire et manifeste son consentement à l’acte. Le règlement eIDAS précise qu’aucune signature électronique ne peut être rejetée par un tribunal au seul motif qu’elle est électronique. La signature qualifiée, la plus sécurisée, bénéficie d’une présomption de fiabilité et reste obligatoire pour certains actes, comme les actes authentiques immobiliers.
Combien coûte un logiciel de signature électronique ?
Les tarifs varient selon le modèle économique. Les solutions par abonnement, comme DocuSign ou Yousign, démarrent autour de 9 euros par mois pour une offre d’entrée de gamme et montent à 35 ou 40 euros par mois pour les offres avancées avec plusieurs utilisateurs. Universign fonctionne en paiement à la signature, autour de 1,50 euro par signature. Le coût dépend surtout du volume de documents signés et du niveau de signature requis.
Quel niveau de signature électronique choisir pour un contrat commercial ?
Pour un contrat commercial courant, le niveau avancé est recommandé : il vérifie l’identité du signataire, par SMS ou pièce d’identité par exemple, et offre un bon équilibre entre sécurité et simplicité d’usage. Le niveau simple suffit pour des documents à faible enjeu, comme l’acceptation de conditions générales. Le niveau qualifié, avec certificat délivré par un prestataire agréé, reste obligatoire pour certains actes réglementés, notamment en immobilier.
Un logiciel de signature électronique est-il conforme au RGPD ?
Un logiciel de signature électronique conforme au RGPD doit héberger les données en France ou dans l’Union européenne et documenter ses traitements de données personnelles. Plusieurs éditeurs français, dont Yousign, Universign et Oodrive Sign, hébergent exclusivement leurs données en France. Oodrive Sign dispose en complément de la qualification SecNumCloud délivrée par l’ANSSI, un niveau de garantie supplémentaire pour les données sensibles.